MENUJU WILAYAH BEBAS DARI KORUPSI DAN WILAYAH BIROKRASI BERSIH MELAYANI                                     LSPro BBK Melayani Jasa Layanan Sertifikasi Industri Hijau

Overview Sertifikasi SMM

I.   PENDAHULUAN

     BBK QACS adalah Lambang Sertifikasi Sistem Manajemen Mutu di bawah Balai Besar Keramik yang memberikan layanan audit dan sertifikasi kepada perusahaan yang akan menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015/ SNI ISO 9001:2015.

BBK QACS telah diakreditasi oleh Komite Akreditasi Nasional (KAN) dan No.LSSM-006-IDN, dimana KAN telah mengadakan Mutual Recognition Agreement (MRA) dang Internasional Accredition Forum (IAF) dan Pasific Accredition Cooperation (PAC), Sehingga sertifikat yang di tebitkan oleh BBK QACS diakui secara internasional sebagaimana lembaga sertifikasi anggota IAF dan PAC.

Pelayanan BBK QACS terbuka untuk semua perusahaan dalau atau luar negeri yang akan menerapakan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015/SNI ISO 9001:2015 dalam lingkup :

  1. Produk Mineral Non Logam (induksi keramik, gelas, kaca, email dll)
  2. Beton, Semen, Kapur, Gips dll.

II. PENGERTIAN ISTILAH

  1. BBK QACS ( Balai Besar Keramik – Quality Assurance Certification Scheme ) adalah Lembaga Independen di bawah Balai Besar Keramik, Kementrian Perindustrian yang menangani kegiatan sertifikasi Sistem Manajemen Mutu sesuai dengan ruang lingkup kewenangannya.
  2. Sertifikasi adalah proses kegiatan penerbitan sertifikat terhadap system manajemen mutu organisasi (perusahaan).
  3. Sertifikasi system manajemen mutu adalah proses pemberian sertifikat sistem manajemen mutu kepada perusahaan (organisasi) yang telah menerapkan suatu sistem mutu secara efektif sesuai dengan standar yang diacu dan diakaui.
  4. Permohonan (untuk disetifikasi) adalah institusi/ perusahaan yang ingin mendapatkan sertifikasi sistem manajemen mutu dari Lembaga Sertifikasi Sitem Mutu.
  5. Organisasi adalah pihak yang bertanggung jawab atas sistem manajemen mutu dan sanggup meyakinkan bahwa sistem manajemen mutu diterapkan dan dipelihara secara efektif serta ditingkatkan secara belanjut.
  6. Audit adalah kegiatan pemeriksaan dan penilaian terhadap Sistem Manajemen Mutu perusahaan untuk melihat apakah sistem manajemen mutu diterapkan secara efektif dan sesui dengan standar sistem manajemen mutu ISO 9001:2015/SNI ISO 9001:2015.
  7. Survailen adalah pemeriksaan terhadap system manajemen mutu perusahaan yang telah disertifikasi dalam rangka pemeliharaan sertifikasi.
  8. Sistem mutu adalah struktur organisasi, prosedur, proses dan sumber daya yang diperlukan untuk menerapkan sistem manajemen mutu.


III. PERSYARATAN UNTUK MENDAPATKAN SERTIFIKAT SISTEM MANAJEMEN MUTU DARI BBK-QACS

  1. Mengajukan permohonan Sertifikasi Sistem Manajemen Mutu untuk BBK-QACS.
  2. Telah menerapkan Sistem Manajemen Mutu (ISO 9001:2015/SNI ISO 9001:2015) secara efektif sesui dengan persyaratan/ standar sistem manajemen mutu ISO 9001:2015/ SNI ISO 9001:2015yang dibuktikan dengan hasil audit oleh BBK-QACS.
  3. Membayar biaya sertifikasi yang terlah di terapakan.

IV. RUANG LINGKUP SERTIFIKASI

      Ruang Lingkup Sertifikasi oleh BBK QACS adalah sebagai berikut :

  1. Produk Mineral Non Logam (industri keramik, gelas, kaca, email dsb)
  2. Beton, semen, kapur, gips dsb.

V.   PROSEDUR SERTIFIKASI SISTEM MANAJEMEN MUTU

      1. Permohonan Sertifikasi

        1.1. Permohonan meminta informasi tentang tata cara sertifikasi Sistem Manajemen Mutu ke BBK-QACS, melalui surat, telepon, faksimili, e-mail maupun langsung di BBK-QACS.

1.2. BBK-QACS mengirimkan formulir permohonan sertifikasi yang di lengkapi dengan dokumen terkai. Bila diminta, BBK-QACS wajib memberikan informasi tambahan yang terkait dengan proses sertifikasi.

1.3. Calon klien mangajukan permohonan sertifikasi Sistem Manajemen Mutu kepada BBK- QACS, ditanda-tangani oleh Pemimpin Perusahaan atau Wakil yang berwenang.

1.4. Lampiran Permohonan : 

       -  Data klien/ perusahaan ditanda-tangani Pemimpin Perusahaan
       -  Struktur Organisasi yang disahkan perusahaan
       -  Panduan Mutu
       -  Daftar Induk Dokumen
       -  Foto copy Kepemilikan merek Pedaftaran /Patent Merek
       -  Ilustrasi Pembubuhan tanda SNI pada kemasan dan atau produk
       -  Fotocopy S I U P
       -  Fotocopy Akte Notasir Pendirian Perusahaan
       -  Fotocopy IUI / Ijin prinsip / TDP
       -  Fotocopy NPWP

      
2.
  Pelaksanaan Audit Sistem Manajemen Mutu oleh BBK-QACS

      2.1  Audit Tahap I ( Audit kecukupan )
             Audit kecukupan dilakukan oleh Tim Auditor yang ditunjuk BBK-QACS untuk klien
             yang belum memiliki sertifikasi Sistem Manajemen
      2.2  Audit Tahap II ( Audit kesesuaian )
             Audit kesesuaian/lapangan dilakukan di lokasi oleh Tim Auditor yang ditugaskan      
             oleh BBK-QACS untuk klien yang memiliki sertifikat Sistem Manajemen Mutu sesuai
             ISO 9001:2015
      2.3   Pengawasan berkala/survalien.

   Catatan :

-  Verfikasi sistem mutu dilaksanakan bagi pemohon yang telah mendaptkan sertifikat sistem mutu oleh Tim Verikasi. 

-  BBK-QACS memberitahukan kepada pemohon mengenai rencana dan tanggal pelaksanaan audit kecukupan/asesmen/verfikasi serta nama-nama anggota tim auditor, dengan tenggang waktu yang cukup, agar pemohon punya kesempatan untuk membuat pernyataan kesediannya.

         3.  Penerbitan / Penyerahan Sertifikasi Sistem Manajemen Mutu

              3.1 Penerbitan Sertifikat Sistem Manajemen Mutu
              3.2 Penandatangan Perjanjian Pengguna Sertifikast Sistem Manajemen Mutu antara
                    BBK-QACS dengan klien
              3.3 Penandatangan Berita Acara Serah Terima Sertifikat
              3.4 Penyerahan sertifikat dengan prosedur penggunaan sertifikasi tanda kesesuaian dan
                    logo BBK-QACS

VI. PEMELIHARAAN/ PERLUASAN/ PENGURANGAN/ PEMBEKUAN/ PENCABUTAN SERTIFIKAT DAN SERTIFIKASI ULANG

  1. Pemeriharaan Sertifikat
    Pemeliharaan sertifikat dilakukan oleh BBK-QACS dengan melakukan pengawasan berkala minimal 1 (satu) kali setiap satu tahun untuk memastikan bahwa pemasok telah disertifikasi selalu memenuhi persyaratan standar sistem mutu ISO 9001:2015/SNI 9001:2015.

  2. Perluasan / Pengurangan Sertifikat.
    Perluasan sertifikat diberkian kepada klien dengan mengajukan permohonan perluasan / pengurangan ruang lingkup sertifikasi, setelah memanuhi ketentuan yang berlaku.
    Hal tersebut dapat dilakukan bersamaan dengan servailen.

  3. Pembekuan Sertifikat.
    Pembekuan sertifikat dilakukan apabila sstem manajemen klien yang disertifikasi tidak memenuhi persyaratan sertifikasi termasuk persyaratan dan efektifitas, klien tidak membolehkan survailen atau sertifikasi ulang, klien meminta pembekuan secara sukarela, penyalahgunaan sertifikasi, pelanggaran terhadap perjanjian atau laporan dari pihak lain tentang adanya penyalahgunaan sertifikasi.

  4. Pencabutan.
    Pencabtan sertifikat klien dilakukan dengan pertimbangan :
    - Keinginan klien
    - Kegagalan untuk menyelesaikan masalah pokok dari pembekuan jangka waktu yang ditetapkan

  5. Sertifikasi Ulang
    Sertifikasi ulang dilakukan apabila ada perubahan persyaratan sertifikasi taua klien yang telah disertifikasi melakukan perubahan penting yang mempengaruhi kegiatan dan operasi pemasok seperti : kepemilikan, organisasi tau manajemen, alamat penghubung dan site, lingkup oprasi atau perubahan utama pada system manajemen dan proses.

VII. HAK DAN KEWAJIBAN PEMOHON DAN KLIEN

  1. Hak Pemohon
    Mendapatkan uraian rinci yang mutakhir tentang : kewenangan pengoprasian BBK-QACS, prosedur asasmen dan proes sertifikasi yang berlaku untuk setiap sistem sertifikasi dan biaya sertifikasi. Tambahan informasi lain yang di perlukan.

  2. Kewajiban Pemohon
    Mengisi dan mendapatkan formulir permohonan.
    Memberikan informasi tentang jenis perusahaan, nama, alamat dan status hukunya, sistem manajemen mutu yang disertifikasi, sistem sertifikasi, dan standar yang digunakan untuk acuan sistem manajemen mutu yang akan disertifikasi jika pemohon mengetahui serta informasi lain yang di perlukan.

  3. Hak Klien
    3.1 Menggunakan Tanda Sertifikasi Kesesuaian dan logo BBK-QACS sesuai ruang lingkup yang di terapkan dan memenuhi ketentuan/ prosedur pengguanaan tanda kesesuaian yang di perlukan.
    3.2 Mengajukan keluhan, banding dan perselisihan terhadap keputusan sertifikasi sesuai prosedur yang berlaku.
    3.3 Mempublikasikan sertifikasi Sistem Manajemen Mutunya sesuai kewenangan yang di berikan dan ketentuan yang berlaku.
    3.4 Mendapatkan informasi jika ada perubahan persyaratan sertifikasi dari BBK-QACS.
    3.5 Mendapatkan informasi bila BBK-QACS memberikan informasi yang bersifat rahasia kepada lembaga lain.
    3.6 Mendapatkan jaminan yang di peroleh selama pelaksanaan kegiatan sertifikasi.

  4. Hak Kewajiban

  4.1   Selalu memnuhi ketentuan yang relevan dengan prosedur sertifikasi.
  4.2   Melakukan persiapan yang dilakukan untuk pelaksanaan assesmen/ survailen, termasuk           persiapan dokumen dan akses ke seluruhan bidang, rekaman (termasuk laporan audit             internal) dan personel untuk tujuan asesmen serta penyesaian keluhan.
  4.3   Membuat pernyataan bahwa sertifikasi sesuai dengan ruang lingkup sertifikasi yang                 telah di berikan.
  4.4   Menjamin bahwa sistem manajemennya selalu memenuhi persyaratan sertifikasi.
  4.5   Tidak mengguanakan sertifikat sistem manajemen mutu sedemikian rupa sehingga                 mengurangi wibawa BBK-QACS dan tidak membuat pernyataan yang menyesatkan atau           tidak sah berkaitan dengan sistem manajemen mutu.
  4.6   Menghentikan penggunaan semua iklan yang mengacu pada sertifikasi dan                
          mengembalikan dokumen setifikasi sesuai persyaratan BBK-QACS apabila ada    
          penundaan atau pencabutan setifikasi, harus dilakukan tindakan perbaikan.
  4.7   Menggunakan sertifikasi hanya untuk menujukan bahwa sistem manajemen mutu telah
          disertifikasi sesui dengan standar yang di tetapkan.
  4.8   Berusaha menjamin bahwa tidak ada sertifikat atau laporan atau bagiannya
          disalahgunakan.
  4.9   Tidak menyalahgunakan sertifikat logo di luar ketentuan yang telah di tetapkan.

  4.10 Mematuhi persyaratan BBK-QACS dalam membuat acuan mengenai sertifikasi sistem
         manajemen mutu di media komunikasi seperti dokumen, brosur atau iklan.

- Menyiapkan rekaman semua keluhan/ pengaduan terhadap klien dan mengabil tindakan yang di ambil dan mendokumentasikan semua tindakan yang diambil dan harus tersedia bila diminta oleh BBK-QACS
- Memberitahukan kepada BBK-QACS jika ada perubahan yang berkaitan dengan hukum, komersial, status kepemilikan, organisasi dan manajemen, alamat penghubungan site, lingkup oprasi sistem manajedan proses.
- Melaksanakan penyesuaian seperlunya juka ada perubahan persyaratan sertifikasi dalam waktu tertentu.

 


VIII. PENGAWASAN KLIEN

Untuk menjamin bahwa klien bersifat selalu memenuhi persyaratan, BBK-QACS melakukan pengawasan melalui pengawasan berkala (survailen) ke lokasi perusahaan.

Pengawasan kerkala terhadap klien bersertifikat dilakukan menimal 1 (satu) tahun sekali berdasarkan program yang ditetapkan oleh BBK-QACS yang meliputi sistem manajemen mutu perusahaan, penggunaan sertifikat kesesuaian logo.

Hasil dari pengawasan digunakan sebagai bahan pertimbangan terhadap keputusan sertifikasi yang telah di terimanya.

IX. PELANGGARAN DAN SANKSI

  1. Pelanggaran
    Klien dapat dikategorikan melakukan pelanggaran apabila
    Menggunakan sertifikat dan logo luar lingkup sertifikasi sistem manajemen mutu atau standar lainnya yang dimiliki.
    Menyalahgunakan sertifikat dan logo di luar ketentuan yang telah di tetapkan.

  2. Sangsi
    Apabila klien telah terbuktimelakukan pelanggaran/ penyimpangan, maka kepada klien akan dikenakan sanksi administrative berupa Surat Peringatan I, Surat Peringatan II dan akhirnya Pencabutan Sertifikat Sistem Manajemen Mutu yang dimiliki sesuai dengan prosedur yang ditetapkan oleh BBK-QACS.

X.  KELUHAN, BANDING DAN PERSELISIHAN


BBK-QACS melayani keluhan, banding dan perselisihan dari pihak klien maupun pihak lain tentang dugaan terjadinya pelanggaran dari ketentuan yang berlaku melalui telepon, faksimili, surat atau yang datang sendike secretariat BBK-QACS.

  1. Keluhan
    Pernyataan tidak puas dapat di laporkan kepada Petugas Layanan oleh klien secara tertulis. Keluhan akan segeraditandatangani oleh Petugas Layanan. Keputusan yang diambil dan di setujui oleh Wakil Majer BBK-QACS disampaikan kepada yang mengajukan keluhan.
  2. Banding 
    Apabila klien tidak setuju dengan keputusan BBK-QACS maka dapat mengajukan banding ke BBK-QACS secara tertulis paling lambat 28 hari setelah keputusan BBK-QACS diterima. Keputusan banding akan di putuskan oleh panel banding dan ditetapkan oleh Ketua Govering Board, serta disampaikan kepada pihak yang mengajukan banding.
  3. Perselisihan
    Jika pihak yang mengajukan banding tidak puas dengan keputusan yang telah ditetapkan oleh Ketua Govering Board maka yang bersangkutan dapat mengajukan perselisihan ke Pengadilan Tinggi Bandung berdasarkan UU PTUN.

Prosedur selengkapnya dapat dilihat Menu SOP Sertifikasi SMM